Informativa al trattamento dei dati personali

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Informativa resa ai sensi dell’art. 13 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 così come modificato dal decreto Legislativo n. 101 del 10 agosto 2018, nonchè degli articoli 13 e 14 del regolamento (UE) 2016/679 /G.P.D.R.) del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati perosnali, nonchè alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, definito “regolamento Generale sulla protezione dei dati”.

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SimplyBiz con sede legale in via Flaminia 19, 00196 Roma (RM), C.F. e P.IVA 11867131002, PEC: [email protected], intende garantire ai propri clienti, nonché a tutte le persone fisiche con cui intrattiene rapporti anche solo informativi, la massima trasparenza nella informazione preventiva al rilascio del consenso al trattamento dei propri dati personali. Sulla base del nuovo Regolamento europeo privacy, con la presente informativa, si intendono fornire le notizie più complete ed esaustive al trattamento dei dati relativi a tutti gli interessati persone fisiche, i cui dati verranno trattati nella loro qualità di clienti, rappresentanti legali, esecutori, titolari effettivi di SimplyBiz, tutti dati questi occorrenti all’esercizio dell’attività di SimplyBiz.

Dati oggetto di trattamento
Per raggiungere gli evidenziati fini e dunque dare esecuzione alle richieste di contratto, risulta necessario e, in alcuni casi obbligatorio per legge, raccogliere, utilizzare e dunque trattare alcuni dati, quali:

  1. Dati personali identificativi di persone fisiche anche se collegate all’Interessato (familiari, soci, garanti, titolare effettivo, ecc.), consistenti in dati personali comuni, quali ad esempio, i dati che permettono l’identificazione diretta – come i dati anagrafici (ad esempio: nome e cognome), le immagini, ecc. – e i dati che permettono l’identificazione indiretta, come un numero di identificazione (ad esempio, il codice fiscale, l’indirizzo IP, il numero di targa).

Interessati al trattamento
Gli interessati al trattamento del dato sono le persone fisiche o soggetti collegati alle persone giuridiche alla quale si riferiscono i dati personali assunti nell’esercizio dell’attività di trattamento oggetto della presente.

Il titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati raccolti è SimplyBiz con sede legale in via Flaminia 19, 00196 Roma (RM), C.F. e P.IVA 11867131002, Email: [email protected] PEC: [email protected]

Fonte dei dati personali
I Suoi dati personali trattati sono quelli forniti direttamente da Lei al Titolare o raccolti presso Terzi contitolari del trattamento o Responsabili esterni al trattamento del dato Dunque la presente Informativa copre anche i trattamenti dei Suoi dati personali acquisiti da Terzi.

Obbligatorietà del trattamento di alcune tipologie di dato
I dati di cui alle lettere A), sono obbligatoriamente trattati da SimplyBiz per l’esercizio dell’attività richiesta: quindi al fine di fornire informazioni e inviare materiale informativo (newsletter), commerciale e pubblicitario. In assenza di tali dati non si potrà dare corso alle richieste presentate. Al fine di ottimizzare l’offerta commerciale, per effettuare mirate comunicazioni commerciali, per compiere ricerche statistiche, per applicarle uno o più profili (allo scopo di prendere appropriate decisioni commerciali o per analizzare o prevedere, sempre per finalità commerciali, le sue preferenze personali, i suoi comportamenti e le sue attitudini), SimplyBiz utilizza sistemi di profilazione.

Trattamento di alcuni dati su base volontaria
Attività di marketing indiretto. Solo sulla base di autonomo e volontario e specifico consenso, SimplyBiz potrà segnalare la propria clientela, attuale o potenziale, ad altri intermediari o società convenzionate terze che forniscono servizi non resi da SimplyBiz. Il mancato conferimento dei dati non inciderà sulla soddisfazione delle sue richieste e sull’esecuzione dei contratti ma comporterà l’impossibilità per il Titolare di comunicare a terzi i suoi dati. La informiamo che, in qualsiasi momento, Lei ha il diritto di opporsi alle attività di marketing diretto o indiretto, contattando il Titolare a uno dei contatti indicati nella presente Informativa.

Le finalità del trattamento
I dati assunti sulla base di specifico consenso potranno essere trattati per le seguenti finalità:

  1. commerciali dirette: attività di trattamento dei dati finalizzata a fornirle informazioni e inviarle materiale informativo, commerciale e pubblicitario (anche mediante tecniche di comunicazione a distanza quali, a titolo meramente esemplificativo, corrispondenza postale, telefonate anche attraverso sistemi automatizzati di chiamata, telefax, posta elettronica, messaggi SMS o MMS o di altro tipo) su prodotti, servizi o iniziative di SimplyBiz, per promuovere gli stessi, per effettuare azioni di vendita diretta, per realizzare ricerche di mercato, per verificare la qualità dei prodotti o servizi a lei offerti (anche tramite telefonate o l’invio di questionari). Il trattamento di tali dati può avvenire mediante suo consenso facoltativo o in base al legittimo interesse della Società laddove ritenuto e valutato non confliggente con i Suoi diritti.

La informiamo che, il Titolare utilizza mezzi di profilazione al fine di ottimizzare l’offerta commerciale (anche mediante analisi focalizzate e selezionate), per effettuare mirate comunicazioni commerciali, per compiere ricerche statistiche, per applicarle uno o più profili (allo scopo di prendere appropriate decisioni commerciali o per analizzare o prevedere, sempre per finalità commerciali, le sue preferenze personali, i suoi comportamenti e le sue attitudini). 

  1. commerciali indirette: ossia mediante comunicare a terzi dei Suoi dati a soggetti terzi affinché svolgano proprie autonome attività commerciali come indicate precedentemente al punto (2). In tal caso il Suo consenso è facoltativo e non pregiudica il mantenimento dei rapporti con la Società.

Conferimento/assunzione dei dati
L’assunzione o il trattamento del dato personale potrà avvenire per il tramite della piattaforma WEB o via e-mail o in via cartacea

Conservazione
I dati sono caratterizzati da una conservazione sia cartacea che digitale sia presso la sede centrale che presso l’outsourcer informatico. I Suoi dati saranno conservati dal Titolare, in rispetto alle finalità previste, il tempo necessario per lo svolgimento del rapporto in essere con Lei e per poter garantire la reciproca tutela in sede giudiziaria dei diritti nonché per ottemperare agli obblighi di legge fra cui quelli di natura tributaria. 

  • I dati acquisiti per finalità commerciali, di marketing e per l’invio della newsletter dopo un periodo di 5 anni dal consenso

Allo scadere del termine, i dati saranno distrutti o comunque archiviati ma resi anonimi, ed accessibili – successivamente a detto periodo – solo sulla base di specifica richiesta dell’interessato.

Comunicazione e cessione a terzi dei dati
Al fine di dare seguito alla richiesta di contratto ed alla sua conclusione e gestione, SimplyBiz si potrebbe avvalere di soggetti esterni che potranno venire a conoscenza dei dati personali esclusivamente per le finalità strettamente correlate ai rapporti stipulati e a tale riguardo, con separati atti, ha nominato Responsabili esterni, formalizzato accordi di Contitolarità del trattamento o definito la Titolarità autonoma del dato. A titolo indicativo, per lo svolgimento dell’attività di trattamento di cui alla presente informativa, i soggetti terzi cui possono essere trasmessi i suoi dati sono:

  • collaboratori assoggettati a contratto di lavoro non dipendente operanti all’esterno delle strutture della Società ma che opereranno in qualità di soggetti autorizzati al trattamento; 
  • gestori di servizi informatici;
  • gestori di archiviazione manuale o elettronica;
  • fornitori di servizi hosting, cloud, posta elettronica.

A tali soggetti i dati trattati potranno essere comunicati solo per l’esecuzione del contratto e non per finalità di marketing indiretto, se non sulla base di uno specifico ed autonomo consenso.

Diritti degli interessati
I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione. Gli interessati hanno altresì il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento. Il complesso dei diritti riconosciuti agli interessati può essere così articolato: I diritti conoscitivi sono quelli di:

  • ricevere informazioni sul titolare del trattamento, su eventuali contitolari su Responsabili esterni nominati;
  • ricevere informazioni sul trattamento, ossia il diritto all’informativa;
  • richiedere/ottenere informazione sul trattamento e sui dati trattati, vale a dire il diritto di accesso;
  • ricevere informazione su gravi anomalie incorse nel trattamento, ossia il diritto alla comunicazione di una violazione dei dati;
  • ricevere informazioni sul trasferimento dei dati a terzi;
  • ricevere informazioni sulle misure tecniche ed organizzative utilizzate da SimplyBiz. 

I diritti di controllo sono relativi a:

  • autorizzare il trattamento, ossia il diritto al consenso;
  • modificare il trattamento, ossia il diritto di limitazione;
  • far cessare il trattamento, ossia il diritto di revoca del consenso ed il diritto di opposizione.
  • spostare complessi strutturati di dati, ossia il diritto alla portabilità;
  • modificare i dati, ossia diritto di rettifica o di integrazione;
  • eliminare i dati personali.

I diritti di cui sopra riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell’interessato, in qualità di suo mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione.

Tali diritti potranno essere esercitati sulla base di apposito modulo presente sul sito (link modulo) che dovrà essere inviato all’indirizzo [email protected].

Il termine per le risposte è di 30 giorni (trenta) dalla ricezione della richiesta, estendibili sino a 3 mesi (tre) in caso di particolare complessità della domanda. In caso di mancata risposta o di risposta negativa o non soddisfacente, l’interessato ha il diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it – Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma, Email [email protected]. Le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell’Interessato – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicate SimplyBiz a ciascuno dei destinatari a cui sono stati trasmessi i dati personali. SimplyBiz potrà comunicare all’Interessato tali destinatari qualora l’Interessato lo richieda.

L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.

Limitazione ai diritti dell’interessato
I diritti di accesso, di rettifica di cancellazione di limitazione e di opposizione, riconosciuti dal G.D.P.R. ed in precedenza illustrati, non possono essere esercitati dall’interessato con richiesta al titolare del trattamento qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto:

  1. agli interessi tutelati in base alle disposizioni in materia di riciclaggio;
  2. agli interessi tutelati in base alle disposizioni in materia di sostegno alle vittime di richieste estorsive;
  3. all’attività di Commissioni parlamentari d’inchiesta istituite ai sensi dell’articolo 82 della Costituzione;
  4. alle attività svolte da un soggetto pubblico, diverso dagli enti pubblici economici, in base ad espressa disposizione di legge, per esclusive finalità inerenti alla politica monetaria e valutaria, al sistema dei pagamenti, al controllo degli intermediari e dei mercati creditizi e finanziari, nonché alla tutela della loro stabilità;
  5. allo svolgimento delle investigazioni difensive o all’esercizio di un diritto in sede giudiziaria;
  6. alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala ai sensi della legge 30 novembre 2017, n. 179, l’illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio.

L’esercizio dei medesimi diritti può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato. In tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante mediante un componente designato dal medesimo Garante. In tale ipotesi, il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.