Finestra sull’OAM, la Vigilanza in “pillole” (prima puntata)

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Principi ispiratori e missione della Vigilanza

L’attività di vigilanza è svolta dall’OAM con rigore, imparzialità ed equilibrio a esclusiva tutela del consumatore.

L’Ufficio Vigilanza si concentrerà sulle situazioni di forte e grave irregolarità degli iscritti. Verso tali situazioni la vigilanza OAM sarà inflessibile.

L’Ufficio Vigilanza attuerà altresì una politica di equilibrio e di gradualità nelle situazioni meno gravi, tenendo in adeguata considerazione la necessità di politiche di educazione del settore a seguito di una così recente e profonda riforma.

La vigilanza ha, per legge, il compito di presidiare due “filoni” principali:

– Mantenimento dei requisiti degli iscritti agli Elenchi.

– Regolarità dei comportamenti degli iscritti agli Elenchi.

Seguono, “in pillole” e a titolo non esaustivo, le verifiche salienti che vengono effettuate nei confronti degli Agenti in attività finanziaria e dei Mediatori creditizi.

Elementi di verifica comuni per Agenti e Mediatori

Il profilo operativo

Il primo passo della verifica riguarda l’esatta perimetrazione dei rami di attività finanziaria di cui la l’Agente/Mediatore si occupa, le modalità della sua offerta, la consistenza e l’articolazione della rete di collaboratori.

Requisiti di professionalità e onorabilità

In ordine agli esponenti aziendali (in caso di società) nonché ai dipendenti e collaboratori a contatto con il pubblico, si verifica l’attività che l’Agente/Mediatore ha espletato nel tempo al fine di controllare i requisiti di onorabilità e di professionalità che le norme richiedono per i vari ruoli.

In particolare per i requisiti di onorabilità, si accerta se la raccolta dei certificati relativi al casellario giudiziale e ai carichi pendenti avviene con cadenza semestrale (in linea con la loro validità temporale). Per i requisiti di professionalità si accerta se l’Agente/Mediatore verifica l’adempimento degli obblighi di aggiornamento professionale.

Nel caso di carente attenzione nei predetti controlli, per una adeguata campionatura di soggetti si dà luogo al controllo della originaria sussistenza e della permanenza di tali requisiti.

Copertura assicurativa

Si verifica l’esistenza di un contratto assicurativo, in atto e per il recente passato, relativo alla responsabilità civile per i danni arrecati, nell’esercizio dell’attività, da condotte dell’Agente/Mediatore e dei suoi dipendenti e collaboratori.

Ulteriori elementi di verifica per gli Agenti

Principio del mono-mandato

Si verifica che l’Agente svolga la propria attività su mandato di un solo intermediario o di più intermediari appartenenti al medesimo gruppo o che, nel caso in cui l’intermediario conferisca mandato solo per specifici prodotti o servizi, l’Agente abbia assunto non più di tre mandati al fine di offrire l’intera gamma di prodotti o servizi. I controlli in tal senso hanno a oggetto principalmente documenti contabili e un campione dei contratti di finanziamento sottoscritti dai clienti.

Ulteriori elementi di verifica per i Mediatori

Sistema dei controlli

Va esaminato l’assetto organizzativo dei presìdi di controllo di cui la società si è dotata, tenendo peraltro sempre conto del c.d. “principio di proporzionalità” (cioè, in ragione della complessità organizzativa, dimensionale e operativa), alla luce delle disposizioni di cui al D.M. 22.1.2014 n. 31 e delle Linee guida dell’Organismo dell’1.10.2014; va altresì verificata la predisposizione della relazione illustrativa sul sistema dei controlli, debitamente formalizzata.

La società di Mediazione deve dotarsi di funzioni di controllo di secondo livello, finalizzate alla verifica della conformità dei comportamenti con gli obblighi normativi e regolamentari (compliance) e al controllo dei rischi derivanti dallo svolgimento dell’attività aziendale (risk management). Sono cumulabili tra loro e possono anche essere attribuite al Responsabile Antiriciclaggio.

Si valutano i requisiti di competenza, autorevolezza e indipendenza dell’incaricato, il suo effettivo operato, le modalità con le quali riferisce le sue valutazioni critiche agli esponenti aziendali e al Collegio Sindacale (ove esistente), la sua influenza nel far adottare le delibere correttive.

Le due funzioni di controllo di secondo livello in discorso – come anche la funzione Antiriciclaggio – possono essere esternalizzate; in questo caso si procede a verificare l’esistenza di una formale delibera, il contenuto del contratto, i requisiti di competenza, autorevolezza e indipendenza del delegato, la nomina di un referente interno, l’effettiva attività di controllo svolta dal delegato, l’attenzione (anche proattiva) prestata dal referente interno.

Per le realtà aziendali con più di 20 dipendenti e collaboratori in contatto con il pubblico, deve essere istituita una funzione di revisione interna (internal audit), che è di terzo livello e non è cumulabile con le precedenti, finalizzata a valutare periodicamente il sistema dei controlli interni nonché a verificare in concreto la regolarità e a correttezza dell’operatività. Anche questa funzione può essere esternalizzata; nel caso, si procederà ad effettuare verifiche analoghe a quelle prima descritte.

Del Collegio Sindacale, ove esistente, si verificherà – anche attraverso l‘esame dei relativi verbali – quale concreto impegno esso abbia riservato, nel suo ruolo di organo di controllo, alla funzione di supervisione e di stimolo che gli è richiesta dalla normativa di settore.

Trasparenza nel rapporto di mediazione

Le competenze dell’Organismo nei confronti delle società di Mediazione creditizia si estendono anche ai profili della trasparenza e della correttezza nei rapporti con il cliente (il richiedente il finanziamento).

Si verificano completezza e conformità della documentazione informativa pre-contrattuale, la sua fruibilità nelle varie modalità dell’offerta; si esamina un adeguato campione di contratti.

Trasparenza nel rapporto intermediato

Si acquisisce copia delle eventuali convenzioni che la società di Mediazione creditizia ha sottoscritto con gli intermediari finanziari, valutandone numero e contenuti.

Si valuta il concreto comportamento tenuto dal Mediatore nell’offrire proposte al cliente, anche esaminando un’adeguata campionatura di pratiche (andate a buon fine e non) e acquisendo notizia sulle modalità del caricamento dei dati sui gestionali dei vari intermediari finanziari.

Assetti organizzativi Antiriciclaggio

Si verificano le modalità di identificazione del cliente nelle varie forme dell’offerta concretamente praticate dalla società. Per i clienti non persone fisiche si esamineranno le procedure per effettuare la c.d. “Adeguata verifica” nonché il loro effettivo rispetto mediante un’adeguata campionatura di casi concreti.

Si verificano l’avvenuta nomina del Responsabile Antiriciclaggio, i suoi requisiti di competenza, autorevolezza e indipendenza, l’effettivo operato, le modalità con cui riferisce le sue valutazioni critiche agli esponenti aziendali ed al Collegio Sindacale (ove esistente), la sua influenza nel far adottare le delibere correttive.

Si verifica se è stata deliberata una procedura per la emersione e valutazione delle operazione sospette e se viene effettuata un’adeguata periodica formazione dei dipendenti e dei collaboratori.

Finestra sull’OAM, la Vigilanza in “pillole” (prima puntata) ultima modifica: 2015-05-18T10:50:10+00:00 da Comunicazioni OAM

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