Oam, pubblicato regolamento sugli esposti da parte di terzi

Oam QuadratoL’Organismo degli agenti e dei mediatori creditizi ha pubblicato un nuovo regolamento integrativo che riguarda le modalità di presentazione e di trattazione degli esposti da parte di terzi. Si tratta di un iter operativo che individua i ruoli e le competenze delle strutture interne dell’organismo e formalizza la metodologia di registrazione, svolgimento dell’istruttoria, assunzione della decisione finale e conservazione degli atti in materia di esposti.

L’esposto è in sostanza un reclamo o una segnalazione che denuncia una violazione o una condotta irregolare commessa da parte di agenti, mediatori o di altri soggetti iscritti negli elenchi o che stanno per iscriversi. Per presentare un esposto è necessario attenersi a precise regole: innanzitutto, le segnalazioni devono riguardare soggetti iscritti negli Elenchi perché l’Organismo ha poteri di vigilanza e controllo (ed eventualmente sanzionatori), soltanto su di essi. Qualora la segnalazione dovesse riguardare soggetti non iscritti, quindi gli abusivi della professione piuttosto che altri soggetti non rientranti nella sfera di competenza dell’Organismo (istituti di credito o professionisti), questi valuterà di volta in volta se procedere con l’archiviazione dell’esposto oppure se inoltrare la documentazione acquisita all’Autorità, organismo o ordine competente. Qualora la segnalazione fosse anonima, essa dovrà essere particolarmente circostanziata e supportata da idonea documentazione affinché l’Organismo possa effettuare le proprie valutazioni e identificare eventuali criticità o anomalie. Alle segnalazioni verbali, in genere, non viene dato seguito.

L’esposto può essere presentato tramite lettera ordinaria o raccomandata, mail, fax o Pec da soggetti istituzionali o da altri soggetti anche attraverso propri rappresentanti quali legali o associazioni di categoria. L’Ufficio Vigilanza avrà cura di registrare l’esposto e di inviarne anche una copia all’Ufficio Elenchi, affinché questi possa effettuare ulteriori verifiche sui soggetti coinvolti, anche con riferimento alle istanze in corso di iscrizione negli elenchi e nei registri.

La registrazione dell’esposto deve indicare tutte le informazioni utili quali il numero progressivo dell’esposto, la data di ricezione e quella di protocollo, il mittente, il destinatario o i destinatari dell’esposto, gli eventuali soggetti inseriti per conoscenza, il canale di trasmissione, i dati identificativi del segnalato, l’oggetto e il riferimento della normativa violata, l’eventuale corrispondenza inoltrata dall’esponente e ogni altra informazione utile. Al termine della registrazione, l’Ufficio Vigilanza provvede ad informare l’esponente circa l’avvenuta presa in carico dell’esposto stesso.

 L’Ufficio Vigilanza svolge l’attività istruttoria sulla base dei dati che ha a disposizione e, se necessario, di quelli consultabili nelle banche dati di pubblico accesso o convenzionate. L’Organismo deve cioè accertare se il soggetto e l’oggetto dell’esposto rientrino, rispettivamente, nel novero dei soggetti vigilati e nelle condotte sulle quali l’Organismo esercita la propria attività di vigilanza. Come accennato, l’Oam potrebbe non avere competenza perché magari il soggetto non è iscritto negli elenchi e nei registri e non è in fase di iscrizione. In tale caso, si mantiene l’evidenza del nominativo mediante aggiornamento dei dati nel sistema informatico dedicato, nel caso il soggetto richieda successivamente l’iscrizione e si propone l’archiviazione. Oppure l’Organismo potrebbe non avere competenza per ciò che riguarda l’oggetto dell’esposto, qualora l’Organismo fosse poi impossibilitato a adottare provvedimenti sanzionatori. In questo caso si propone l’archiviazione con l’aggiornamento dei dati del segnalato nel sistema informatico dedicato.

Qualora la materia indicata nell’esposto possa essere oggetto di accertamenti da parte di altre Autorità di Vigilanza o altri Enti, l’Organismo disporrà la trasmissione della documentazione alle Autorità competenti.

Se invece dall’istruttoria emerge che l’Organismo è competente sotto ambedue i profili (soggetti vigilati e condotte sanzionabili), l’Ufficio Vigilanza dà corso alla attività istruttoria necessaria a valutare la sussistenza di una irregolarità sanzionabile. Conclusa la fase di verifica, si propone l’archiviazione dell’esposto, l’avvio della procedura sanzionatoria secondo quanto previsto dall’apposito Regolamento sanzionatorio ovvero la pianificazione di una iniziativa finalizzata all’accertamento del fatto o del suo contesto, eventualmente anche mediante apposita attività ispettiva. Resta ferma la facoltà per l’Organismo, in caso di necessità e urgenza, di adottare il provvedimento di sospensione cautelativa dagli elenchi.

Una volta conclusa la fase istruttoria, l’Ufficio Vigilanza può procedere con l’archiviazione dell’esposto o con la trasmissione dell’esposto all’Autorità od Organismo di Vigilanza competente. Oppure potrebbe dare avvio ad una procedura sanzionatoria o pianificare una precisa attività di controllo, quando necessaria, finalizzata all’accertamento del fatto o del suo contesto, anche mediante apposita ispezione.

L’Ufficio Vigilanza predispone un prospetto periodico degli esposti trattati per il Comitato di Gestione i e, contenente, tra l’altro, la situazione analitica delle determinazioni assunte e un report semestrale, per l’Autorità di Vigilanza, degli esposti ricevuti, con ripartizione in ragione dell’esito del trattamento.

L’Ufficio Vigilanza provvede, inoltre, alla conservazione della documentazione ricevuta o acquisita in originale. Copia della documentazione afferente i singoli esposti, e di quella acquisita in sede di istruttoria, viene archiviata in formato elettronico nei singoli fascicoli degli iscritti, e conservata per un periodo di dieci anni dalla data del provvedimento assunto a chiusura dell’attività istruttoria stessa, o mantenuta in evidenza per i nominativi dei non iscritti.

Consulta il regolamento

Oam, pubblicato regolamento sugli esposti da parte di terzi ultima modifica: 2015-04-16T18:41:03+00:00 da Valentina Petracca

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