Informativa sul trattamento dei dati personali

RESA AI SENSI DEGLI ART. 13-14 DEL GDPR 2016/679 (General Data Protection Regulation)

SimplyBiz srl, (di seguito anche “SimplyBiz” o la “Società”) desidera fornire, ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (nel prosieguo “GDPR”), alcune informazioni circa le finalità, le modalità e l’ambito di comunicazione e diffusione dei dati personali conferiti dagli interessati maggiorenni attraverso la registrazione all’area riservata del sito internet www.simplybiz.eu (di seguito “Sito”), attraverso i social network, o tramite e-mail ovvero in occasione di un colloquio telefonico, o tramite un evento organizzato dalla società o ancora nella somministrazione di formazione.

Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

Ai sensi dell’articolo 13 del GDPR 2016/679, pertanto, Le forniamo le seguenti informazioni:

A – I DATI PERSONALI

(nome, cognome, estremi documento di riconoscimento e copia dello stesso, telefono, indirizzo e-mail, etc.), saranno forniti al momento dell’adesione a uno dei servizi della Società e acquisiti anche attraverso:

  • la registrazione all’area riservata del sito internet simplybiz.eu
  • la registrazione alla newsletter della testata giornalistica SimplyBiz
  • i social network
  • le e-mail
  • la registrazione in occasione di un colloquio telefonico
  • la registrazione in occasione di un evento organizzato
  • la registrazione in occasione di un aula di formazione
  • la registrazione in occasione della registrazione sulla piattaforma e-learning.

SimplyBiz srl, in qualità di titolare del trattamento dei Suoi dati personali, La informa sul loro utilizzo e sui Suoi diritti, affinché Lei possa consapevolmente esprimere il Suo consenso, ove richiesto, ed esercitare i diritti previsti dal Regolamento Generale per la protezione dei dati personali (Regolamento Europeo 679/2016, in seguito “Il regolamento”).

I Suoi dati personali (fornitici da Lei, da terzi o provenienti, nei limiti di legge, da elenchi pubblici) possono essere trattati per le seguenti finalità espressamente dichiarate:

  1. adempiere a una obbligazione derivante da contratto di mandato senza rappresentanza;
  2. adempiere a un obbligo di legge o regolamento, fra cui quelle di natura tributaria e previdenziale;
  3. proporre servizi o beni all’interessato;
  4. eseguire profilazioni a fine di proporre marketing diretto o indiretto;
  5. al fine di inviare periodiche comunicazioni commerciali, informative, didattiche, newsletter.

Di seguito Le precisiamo il significato delle tipologie di finalità:

  1. di legge: cioè per adempiere a obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa dell’Unione Europea nonché da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge o da competenti Organi di vigilanza o di controllo (in tal caso il Suo consenso non è necessario in quanto il trattamento dei dati è correlato al rispetto di tali obblighi/disposizioni). Fra i dati trattati per legge si menzionano quelli relativi alle normative fiscali o per i registri antiriciclaggio;
  2. contrattuali e, più in generale, amministrativo-contabili: ossia per eseguire obblighi derivanti dai contratti dei quali Lei è parte o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a Sue specifiche richieste, anche mediante tecniche di comunicazione a distanza, fra cui un call center telefonico dedicato (in tal caso non è necessario il Suo consenso, poiché il trattamento dei dati è funzionale alla gestione del rapporto o all’esecuzione delle richieste); rientrano in tali trattamenti anche la finalità derivante dalla tutela dei reciproci interessi in sede giudiziaria e ai fini tributari o per altri obblighi di legge quali, ad esempio, la tenuta di registro antiriciclaggio se applicabile;
  3. commerciali dirette: attività di trattamento dei dati finalizzata a fornirLe informazioni e inviarLe materiale informativo, commerciale e pubblicitario (anche mediante tecniche di comunicazione a distanza quali, a titolo meramente esemplificativo, corrispondenza postale, telefonate anche attraverso sistemi automatizzati di chiamata, telefax, posta elettronica, messaggi SMS o MMS o di altro tipo) su prodotti, servizi o iniziative di SimplyBiz srl, per promuovere gli stessi, per effettuare azioni di vendita diretta, per realizzare ricerche di mercato, per verificare la qualità dei prodotti o servizi a Lei offerti (anche tramite telefonate o l’invio di questionari). Il trattamento di tali dati può avvenire mediante suo consenso facoltativo o in base al legittimo interesse della Società laddove ritenuto e valutato non confliggente con i Suoi diritti;
  4. profilazione: attività di trattamento dei dati finalizzata a ottimizzare l’offerta commerciale (anche mediante analisi focalizzate e selezionate), per effettuare mirate comunicazioni commerciali, per compiere ricerche statistiche, per applicarLe uno o più profili (allo scopo di prendere appropriate decisioni commerciali o per analizzare o prevedere, sempre per finalità commerciali, le Sue preferenze personali, i Suoi comportamenti e le Sue attitudini). In tal caso il Suo consenso è facoltativo e non pregiudica il mantenimento dei rapporti con la Società;
  5. commerciali indirette: ossia mediante comunicare a terzi dei Suoi dati a soggetti terzi affinché svolgano proprie autonome attività commerciali come indicate precedentemente al punto (3.). In tal caso il Suo consenso è facoltativo e non pregiudica il mantenimento dei rapporti con la Società;
  6. post commerciali: ossia al fine di approfondire, successivamente alla cessazione o revoca dei rapporti con la Società, le motivazioni della interruzione dei rapporti. In tal caso il Suo consenso è facoltativo e non pregiudica il mantenimento dei rapporti con SimplyBiz srl.

È possibile che il Titolare cambi le finalità per cui i Suoi dati sono stati raccolti. In questa ipotesi, il Titolare provvede alla raccolta del Suo consenso esplicito alle nuove finalità qualora sia necessario in base alle norme vigenti.

Dati ‘particolari’ detti anche ‘sensibili’, ossia dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona (art. 9 del regolamento) o relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza (art. 10 del regolamento). Tali dati possono essere trattati solo previo Suo esplicito consenso scritto se sussiste una delle ragioni indicate nell’articolo 9 comma 2 e art. 10 del regolamento. Il consenso è libero e facoltativo, ma il diniego al consenso potrebbe pregiudicare lo svolgimento di una o più attività da Lei richieste a SimplyBiz srl che concerna specificatamente fatti per i quali è indispensabile trattare tale tipologia di dati.

Il consenso al trattamento dei Suoi dati può risultare vincolante al fine di concludere i contratti con SimplyBiz (Titolare) o con terzi. Possono essere vincolanti unicamente i dati il cui trattamento è indispensabile al fine di poter concludere il contratto stesso, mentre Lei potrà liberamente rilasciare o negare il consenso per i dati non indispensabili, e in particolare al fine di profilazione, comunicazioni commerciali, marketing.

I Suoi dati possono essere soggetti a trasferimento a terzi soggetti per le finalità dichiarate dal Titolare.

B – MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei Suoi dati avviene mediante strumenti manuali e a mezzo archiviazione di tipo manuale/cartacea e a mezzo strumenti elettronici e automatizzati, con modalità strettamente correlate alle finalità sopra indicate. Laddove Lei abbia prestato consenso, il trattamento può avvenire anche mediante profilature o raffronto dei dati. SimplyBiz ha adottato misure tecniche e organizzative atte a prevenire e limitare il rischio di perdita, deterioramento, sottrazione dei Suoi dati, e ad assicurarne in tempi ragionevoli il ripristino in caso di ‘data breach’.

Il trattamento avviene in modo da garantire la sicurezza, la protezione e la riservatezza dei Suoi dati.

All’interno di SimplyBiz possono venire a conoscenza dei Suoi dati personali, come responsabili o incaricati del trattamento:

  • i dipendenti, dirigenti e amministratori o soci della Società che abbiano o ricoprano per legge o per statuto aziendale ruoli amministrativi, collaboratori o commerciali assoggettati a contratti di lavoro autonomo che operano all’interno della struttura dell’azienda. A tale personale è stata fornita da SimplyBiz adeguata formazione e istruzioni idonee a tutelare la conservazione, il mantenimento, l’aggiornamento e la sicurezza e riservatezza dei Suoi dati. Il Consenso al trattamento da parte di tale personale non è richiesto essendo insito nelle modalità necessarie previste dalla legge.

All’esterno della Società, i Suoi dati possono venir trattati da:

  • collaboratori assoggettati a contratto di lavoro non dipendente operanti all’esterno delle strutture della Società o altri commerciali assoggettati a contratto di lavoro non dipendente operanti all’esterno delle strutture della Società;
  • consulenti di qualunque genere (avvocati, dottori o ragionieri commercialisti, ingegneri, architetti, consulenti del lavoro o altri professionisti iscritti o non iscritti in albi professionali), che svolgono per conto della Società compiti tecnici, di supporto (in particolare: servizi legali, servizi informatici, spedizioni) e di controllo aziendale;
  • enti pubblici o amministrazioni pubbliche per adempimento di obblighi di legge.

Per il perseguimento delle suddette finalità SimplyBiz può comunicare o comunque trasmettere i Suoi dati a determinati soggetti, anche esteri, i quali utilizzeranno i dati ricevuti in qualità di autonomi contitolari, salvo il caso in cui siano stati designati dalla Società come responsabili dei trattamenti di loro specifica competenza. È Suo diritto richiedere e ottenere l’elenco dei soggetti terzi cui tali dati sono trasmessi. È richiesto il Suo consenso alla trasmissione dei dati a tali terzi ma, in caso di diniego, la Società potrebbe non essere in grado di fornire i servizi richiesti o adempiere alle obbligazioni per le quali si è impegnata nei Suoi confronti.

È possibile che il responsabile del trattamento deleghi il trattamento dei Suoi dati ad altri sub responsabili, a loro volta istruiti sulle modalità di corretto trattamento dei dati stessi.

Poiché i dati da Lei fornitici possono consistere in dati cosiddetti ‘particolari’ già detti ‘sensibili’ ai sensi dell’art. 9 del regolamento europeo, ossia in dati attinenti la origine razziale, la salute, gli orientamenti o abitudini sessuali, orientamenti di pensiero politico, sindacale, religioso o filosofico, ovvero sentenze penali di condanna (art 10 del Regolamento), il trattamento potrà avvenire previo Suo consenso scritto e per le finalità indicate nel presente modulo di trattamento, salvi i casi di trattamento definito lecito dal Regolamento.

La Società può trattare dati relativi a condanne penali o reati che comportino misure di sicurezza, nei limiti di quanto autorizzato da disposizioni di legge.

I Suoi dati possono essere oggetto di profilazione, ossia di raccolta e l’aggregazione di dati che la riguardano allo scopo di prendere appropriate decisioni commerciali o per analizzare o prevedere, sempre per finalità commerciali, le Sue preferenze personali, i Suoi comportamenti e le Sue attitudini. La profilazione può avvenire:

  1. previo Suo consenso;
  2. in base al legittimo interesse della nostra Società.

Il mancato rilascio del consenso ai fini della profilazione non compromette normalmente il regolare sviluppo del rapporto in base al quale i Suoi dati sono trattati.

A Sua tutela, il Titolare ha nominato il Responsabile per la protezione dei dati nella persona di Francesco Riggi.

I Suoi dati sono stati raccolti direttamente presso di Lei e attraverso il modulo che conteneva le seguenti informazioni:

  • dati del titolare e del rappresentante:
  • dati del responsabile protezione dati;
  • finalità e base giuridica del trattamento;
  • destinatari dei dati;
  • intenzione di trasferire dati all’estero;
  • durata del periodo di conservazione o criteri per determinare la durata;
  • diritto all’accesso, rettifica, cancellazione, opposizione al trattamento, portabilità;
  • diritto di revoca al trattamento se possibile salvo obblighi di legge;
  • possibilità di esporre reclami all’autorità (Garante);
  • se i dati sono obbligatori per l’esecuzione di un contratto, o per legge e le conseguenze qualora il consenso non sia prestato;
  • se i dati sono o saranno oggetto di profilazione e, in caso affermativo, la logica della profilazione.

I Suoi dati saranno conservati dal Titolare, in rispetto alle finalità previste, il tempo necessario per lo svolgimento del rapporto in essere con Lei e per poter garantire la reciproca tutela in sede giudiziaria dei diritti nonché per ottemperare agli obblighi di legge fra cui quelli di natura tributaria. I dati non necessari a tali ultime finalità saranno rimossi entro il termine massimo previsto dal diritto all’oblio, come indicato più oltre in questa informativa, o, su sua richiesta, anche in un tempo inferiore se non in contrasto con i diritti del Titolare.

I dati dell’interessato che non debbano esser conservati per specifico obbligo di legge saranno cancellati dopo un periodo di tempo variabile in base alla finalità per cui sono stati raccolti:

  • i dati relativi al trattamento fiscale e previdenziale dopo un periodo di 10 anni;
  • i dati necessari all’esecuzione del contratto dopo 10 anni dalla conclusione del mandato;
  • i dati acquisiti per finalità commerciali, di marketing e per l’invio della newsletter dopo un periodo di 5 anni dal consenso.

In merito alle logiche di profilazione, la Società dichiara quanto segue: la consulenza tecnica relativa alle soluzioni delle crisi da sovraindebitamento viene agevolata tramite l’utilizzo di software proprietario che consente la profilazione del cliente sotto l’aspetto della sua capacità di rimborso delle esposizioni debitorie, con riguardo al patrimonio, al reddito e alla situazione anagrafica familiare, anche tenuto conto delle eventuali garanzie prestate da terzi.

C – DIRITTI DELL’INTERESSATO

Lei può, in qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti espressamente riconosciuti dal Regolamento:

  • diritto a proporre in qualunque momento un reclamo all’autorità nazionale (Garante per la protezione dei dati personali) qualora ritenga violato un Suo diritto;
  • diritto a che i Suoi dati siano sempre esatti e aggiornati e pertanto può in ogni momento segnalare o richiedere l’aggiornamento degli stessi;
  • diritto a revocare il consenso al trattamento dei dati laddove ciò non sia impedito da disposizione di legge o da esigenza di tutela dei diritti del titolare anche in sede giudiziaria. In ogni caso, la richiesta di revoca da luogo al diritto alla limitazione del trattamento;
  • diritto ad accedere ai Suoi dati trattati dal Titolare mediante richiesta scritta, anche di tipo informatico. È indispensabile che Lei possa fornirci prova della Sua identità, eventualmente anche a mezzo accesso ai nostri data base attraverso credenziali univocamente riferibili alla Sua persona. Lei ha diritto all’accesso gratuito per una sola volta, mentre potrà esserle richiesto un contributo spese per le richieste successive alla prima. Lei ha diritto a ottenere risposta entro trenta giorni dalla richiesta. Lei ha diritto ad avere i Suoi dati in formati stampabili;
  • diritto alla rettifica e all’aggiornamento dei suoi dati e può in qualsiasi momento chiederne l’aggiornamento e la correzione laddove verificasse che i dati in nostro possesso fossero non aggiornati o errati. Al fine di garantire l’aggiornamento dei dati, La invitiamo a volerci segnalare ogni variazione utile;
  • diritto alla cancellazione dei dati che la riguardano, purché non si tratti di dati che il Titolare deve conservare per specifico obbligo di legge quali, ad esempio, obblighi derivanti da norme tributarie, o per la tutela dei diritti del titolare in sede contenziosa;
  • Qualora Lei contesti l’esattezza dei Suoi dati, oppure la liceità del trattamento, oppure il diritto del Titolare a cancellare i Suoi dati, oppure Lei si opponga al trattamento dei dati e il titolare contesti la Sua opposizione, Lei ha diritto a che i Suoi dati siano conservati, ma non trattati se non nei limiti di quanto occorre per la risoluzione della disputa sui dati medesimi;
  • Qualora il Titolare modifichi o cancelli in tutto o in parte i Suoi dati, Lei ha diritto a esserne informato e opporsi alla modifica e alla cancellazione;
  • diritto a poter trasferire i Suoi dati – conservati e trattati in modo elettronico – presso altro operatore, nei limiti indicati dal Regolamento, e purché tecnicamente fattibile, in modalità tale da consentirne la facile lettura e acquisizione da parte di terzi. Rientrano fra i dati di cui Lei ha diritto al trasferimento (portabilità) anche dati derivanti dall’osservazione automatica della Sua attività svolta attraverso i servizi informatici del Titolare, quali ricerche e cronologia delle attività eseguite;
  • diritto ad opporsi al trattamento dei Suoi dati, alla profilazione, all’utilizzo dei dati per marketing diretto;
  • la Società può, in determinate circostanze, trattare i Suoi dati al fine di comunicare con Lei in merito a iniziative commerciali o informative o didattiche (‘newsletter’). In tal caso il Suo consenso, se necessario, deve essere esplicito e separato rispetto ad altre forme di consenso e Lei può revocare il consenso prestato a tale finalità in ogni momento;
  • Lei ha diritto a esser consultato in sede di valutazione delle procedure di sicurezza per il trattamento e la protezione dei Suoi dati.

D – INDICAZIONE DEI SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO

I Suoi dati possono venir trattati dai seguenti soggetti:

  1. [titolare] SimplyBiz srl
  2. [contitolari] Nessuno
  3. [rappresentante] Non applicabile
  4. [responsabili]
  1. Dipendenti-dirigenti posti a capo di un’intera branca servizi aziendali
  2. Collaboratori della Società non dipendenti
  3. Professionisti esterni nominati responsabili (commercialisti, gestori servizi paghe)
  4. Tecnici informatici
  5. Gestori di archiviazione manuale o elettronica
  6. Fornitori di servizi hosting, cloud, posta elettronica
  1. [RDP/DPO] Francesco Riggi

E – MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI SUOI DIRITTI

Le Sue richieste possono essere esercitate mediante comunicazioni scritte all’indirizzo della Società: SimplyBiz srl Via Flaminia n. 19, 00196 – Roma (RM)

o agli indirizzi di posta elettronica: [email protected] [email protected]

o, se previsto, in via autonoma all’interno dell’area personale messa a Sua disposizione in via telematica a mezzo identificativo univoco.