Smart working, il punto della situazione in un convegno a Roma

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Smart working“Uffici e luoghi di lavoro efficaci”. Questo il titolo del convegno sullo smart working che si è svolto nei giorni scorsi a Roma.

Dopo l’apertura dei lavori a cura di Paola Cecco, architetto e giornalista di Officelayout, e un’introduzione di Alberto Cominelli, head of project management Italy – Cbre, ha preso il via la prima tavola rotonda della giornata “I nuovi paradigmi dello Smart Office”.

Particolarmente interessante è stato l’intervento di Lorenzo Maresca, managing director di Sedus, produttore leader nel settore degli arredi per ufficio che offre soluzioni complete per concept e spazi di lavoro.

Maresca ha posto l’accento su come oggi il lavoro sia sempre più caratterizzato da una forte mobilità e sulla scomparsa dell’idea dell’“azienda per la vita”. “Oggi le scrivanie si condividono e lo spazio in cui si lavora assume un nuovo significato di cui tutti devono tener conto”, ha spiegato il managing director.

Proprio lo spazio di lavoro può essere considerato uno dei pilastri su cui si fonda la nuova tendenza dello smart working. Diversamente dal passato oggi tale spazio ha a che fare sempre più da vicino con le persone, i dipendenti o collaboratori che ogni giorno lo frequentano e che devono potersi esprimere al meglio per essere produttivi. È dunque necessario pensare a “nuovi spazi di lavoro”, rivisti totalmente, se necessario. Si deve individuare la giusta misura tra il prendersi cura dello spazio e delle esigenze delle persone, dato che entrambi i fattori influiscono sulla qualità del lavoro e sui risultati.

Oggi anche la pausa di lavoro diventa fluida, il confine rigido tra spazio e tempo è crollato”, ha aggiunto Gianluca Galletti, direttore commerciale di Elior Italia. Lo smart working impone quasi una discreta autonomia che il lavoratore deve guadagnarsi e che non gli è dovuta. Autonomia negli orari e nelle pause che cambiano. “Il gruppo Elior è il numero uno in Italia nella ristorazione collettiva e la sua strategia interna ben si sposa con tutte le novità che questa tendenza smart ci sta imponendo”.

Come si legge sul sito di Elior “per rispondere ai rapidi cambiamenti del mercato, alle esigenze sempre più specifiche dei “consumatori 4.0” particolarmente recettivi a concetti come l’ipermobilità, digitalizzazione e sharing economy, ed anche alla centralità del food come valore e fonte di benessere,  Elior ha approntato servizi all’avanguardia come prenotare il pasto senza fare la fila via smartphone, scegliere il menu e gestire il pagamento da remoto, seguire su app un piano alimentare e consultare le caratteristiche e i valori nutrizionali degli alimenti usati nelle preparazioni”.

La seconda tavola rotonda della mattinata, intitolata “La tecnologia come leva del cambiamento”, ha focalizzato l’attenzione su un altro aspetto predominante del cambiamento in atto: la digitalizzazione degli spazi e la qualità ambientale indoor.

Il primo intervento è stato quello di Antonella Santoro, amministratore delegato di Nuvap, realtà nata per ridefinire gli standard di qualità di vita e di sicurezza di ambienti indoor. La tecnologia di Nuvap è protetta da brevetti internazionali, relativi all’esclusivo sistema di monitoraggio congiunto e costante degli agenti inquinanti di un ambiente indoor. Gli sviluppi dell’azienda sono focalizzati sulle tecnologie di rilevazione e analisi dei dati ambientali. Aziende come Nuvap hanno, tra gli altri, l’obiettivo di sensibilizzare tutti gli attori coinvolti nel processo decisionale che porta alla costruzione di un ambiente di lavoro (imprenditori, dirigenti, architetti, facility manager, designer, aziende produttrici di mobili per ufficio) ad avviare un dibattito e la creazione di un modo nuovo di concepire lo spazio di lavoro, affinché sia più adeguato sia a tutelare il benessere del lavoratore, sia a mettere a frutto tutto il suo potenziale creativo.

Successivamente la parola è passata a Marco Guandalini, sales manager di Philips Professional Display Solutions. “Come può la tecnologia venirci in contro in tema di progettazione funzionale per gli spazi di lavoro? – si è chiesto Gaundalini –. Attraverso il configuratore di realtà aumentata (Augmented reality configurator, Arc) che consente di visualizzare facilmente l’anteprima di un qualsiasi video o presentazione aziendale in qualsiasi spazio senza aver bisogno del monitor fisico”.

Francesco Draicchio, della Società Italiana di Ergonomia si è soffermato sulla sedentarietà come nuovo rischio lavorativo. “Possiamo e dobbiamo concederci qualche minuto di attività fisica anche in ufficio, non necessariamente in palestra ma semplicemente prediligendo il movimento, anche minimale, invece di preferire la sedia o le rotelle per spostarci da una parte all’altra della stanza in cui lavoriamo”, ha spiegato Draicchio.

Secondo un recente studio australiano, pubblicato su Diabetes Care, interrompere la prolungata sedentarietà, tipica di chi lavora negli uffici, con attività anche leggere, come una piccola passeggiata per andare a trovare il vicino di scrivania, aiuterebbe a tenere sotto controllo i valori della glicemia e migliorare quindi la risposta metabolica dopo il pranzo. La ricerca suggerisce che sono sufficienti 3 minuti di attività ogni circa 30 di scrivania per migliorare notevolmente il nostro benessere.

Interessante, in conclusione della tavola rotonda, la case history presentata da Fox Network Group, esempio aziendale di open space e tecnologia al centro di Roma. La società ha deciso recentemente di spostare la sua sede romana da una zona periferica al centro storico. È stato scelto Palazzo Marignoli, oggetto di un vasto intervento di riqualificazione che ha riportato allo splendore l’assetto architettonico storico; gli uffici sono situati al terzo piano e occupano un’area di circa 3.000 mq, allestita prevalentemente in open space per ospitare più o meno 200 dipendenti. Tania Orgiu, facility manager di Fox Network Group, è intervenuto sottolineando quanto l’azienda sia andata in contro alle esigenze di tutti i dipendenti, “catapultati in una dimensione di lavoro completamente diversa”.

Quello di Fox, ha aggiunto Orgiu “è il primo esempio di ufficio smart realizzato in centro storico a Roma, ciò dimostra che è possibile adattare qualsiasi tipo di immobile alle nuove esigenze aziendali, strutturali e, soprattutto, delle persone che ci lavorano. Il concept del nuovo Palazzo Marignoli è di tipo agile, con spazi di lavoro flessibili e condivisi ma sono presenti anche salette private. Al suo interno, esistono focus area, collaboration area, brainstorming area, zone relax e aree riservate alle conference call. Fox ha dunque dato vita a uno spazio di lavoro moderno, ricco di soluzioni tecnologiche avanzate per la condivisione di contenuti digitali, all’interno di un contenitore caratterizzato da importanti vincoli architettonici e strutturali”.

Un argomento che ha fatto da collante per tutta la giornata è stata la comunicazione e il ruolo da questa rivestito nelle giornate lavorative smart di molti lavoratori.

Smart working significa in primo luogo dedicare maggiore attenzione alle persone. Vuol dire anche ottimizzare i costi, non solo per motivi logisitici: la nuova tendenza diventa centrale per la comunicazione aziendale interna, per ottimizzare le nuove riunioni, che oggi si svolgono in conference call, e i nuovi meeting, che spesso si tengono in cucina o in soggiorno e in cui i partecipanti hanno giacca e cravatta sopra e tuta sotto.

“Abbiamo il dovere di promuovere una migliore comunicazione in azienda, sfruttando l’aumentata flessibilità e un posto di lavoro più libero, più digitale ed economico – è stato il messaggio centrale del convegno -. Una più stretta collaborazione anche per questo aspetto significa più cose: migliore stile di vita del dipendente, migliore salute mentale e fisica, migliore produttività e un uso più efficace di spazio e tempo”.

Oggi, in Italia, esiste la definizione di smart working, contenuta nella Legge 81 del 2017, che si è resa necessaria sia per le aziende, per meglio organizzare i loro team agili, sia per i dipendenti o collaboratori, per favorire il loro equilibrio tra vita privata e lavoro e, contestualmente, favorire la crescita della produttività, non più basata sul “controllo del capo” ma sul quello che il lavoratore esercita su sé stesso e rispetto ai suoi risultati.